به نقل از «تابناک»

۱۰ معیار انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری هوشمند

تاریخ انتشار: ۸ خرداد ۱۳۹۷ | کد خبر: ۱۸۸۴۹۸۰۷

فراتر از قابلیت‎ها و توانمندی‎هایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات الکترونیکی ساده برای یک سازمان ایجاد می‎کند، در سیستم اتوماسیون اداری هوشمند، ماژول‌های خاص و منحصر بفردی وجود دارد که در تسریع کارها و افزایش بهره‌وری سازمان بسیار اثرگذار خواهد بود.

به گزارش تابناک، طبق نظرسنجی‌های انجام شده از کاربران نرم افزارهای اتوماسیون اداری، آنها امکانات بیشتر و حرفه‌ای نرم‌افزار را به مسائل دیگری مثل برند شرکت، پشتیبانی، قیمت و.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

.. ترجیح داده‌اند. استدلال آنها نیز این بوده است که مثلا نرم‌افزاری با امکانات و قابلیت‌های کارآمد، مفید و حرفه‌ای بسیار با ارزش‌تر از پشتیبانی خوب برای یک نرم‌افزار بد است!

به همین دلیل تصمیم گرفتیم جهت انتخاب صحیح شما از میان سیستم‌های اتوماسیونی موجود در بازار، در این مقاله معیارهای انتخاب یک اتوماسیون اداری هوشمند را بیان کنیم. توجه داشته باشید که برای سازمان و کسب و کار خود اتوماسیون اداری را برگزینید که تمامی این 10 معیار برتر اتوماسیون اداری هوشمند را داشته باشد.

1. نسخه موبایل اتوماسیون اداری (سیستم عامل‌های Android و IOS)
اتوماسیون اداری ای که دارای نسخه موبایل نیز می‌باشد برای کاربران آن قابلیت در دسترس بودن گردش اطلاعات، مکاتبات و فرآیندها را در سازمان، به شکل آنلاین و آفلاین در هرنقطه و هر زمانی، از طریق تبلت و گوشی‌های هوشمند فراهم میکند. این امکان بدون شک برای ارتباط با مدیران پرمشغله و افرادیکه خارج از سازمان فعالیت دارند، بسیار مفید خواهد بود.

2. جستجوی هوشمند و معناگرایانه
یکی از بزرگترین نقاط ضعف سیستم‌های اتوماسیون اداری عدم قابلیت جستجوی هوشمند و معناگرایانه آنهاست. قابلیت جستجوی هوشمند و معناگرایانه مانند سرچ کلمه در گوگل می‌باشد. این جستجو طبق عنوان، بدنه نامه، نامه‌های مرتبط و... انجام میگیرد. شما با جستجوی یک نامه در اتوماسیون ، علاوه بر نامه درخواستی ، نامه‌های مشابه و مرتبط را نیز خواهید یافت.

3. گزارش‌گیری هوشمند
سیستم اتوماسیون اداری هوشمند باید دارای قابلیت گزارش‌گیری از مکاتبات سازمانی، تعداد نامه‌های ثبت شده، تعداد ارجاعات و اطلاعات کلی سیستم و رفتار کاربران باشد. همچنین با گزارش‌گیری هوشمند می‌توانید از میزان صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان بمنظور استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری مطلع گردید.

4. تبدیل گفتار به متن
زمانی تعامل کاربر با ماشین جزو رویاهای انسانها بشمار میرفت. امروزه با استفاده از تکنولوژی‌های جدید و هوش مصنوعی این امکان فراهم شده که شما صحبت کنید، نرم‌افزار تایپ کند. اتوماسیون اداری هوشمند شما را در ارسال سریع و دقیق نامه های اداری با قابلیت تبدیل گفتار به متن یازی میدهند.

5. سینک سرور (چند سازمانی)
سازمان‌های غیرمتمرکز بعلت گستردگی جغرافیایی و محدودیت‌های زیرساختی و استفاده از یک بستر ارتباطی واحد، در استفاده از سرور متمرکز مشکلات زیادی دارند. استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری با قابلیت سینک سرور میتواند در بهبود تعاملات آنها بسیار اثرگذار باشد.

6. مدیریت فرم و فرایندها
هیچ اتوماسیون اداری بدون BPMS کامل نیست! هر سازمانی علاوه بر مکاتبات، فرم‌هایی دارد که باید بر مبنای فرآیندهای موجود در سازمان به گردش درآید. بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) در کنار سیستم اتوماسیون اداری، امکان تعریف و طراحی فرم‌ها، مدیریت و کنترل جریان گردش آنها در سازمان، بصورت کاملا تحت وب در اختیار کاربر قرار می گیرد.

7. کاهش حجم هنگام انتقال داده‌ها
یکی از بزرگترین مشکلات دنیای دیجیتالی، حجم عظیم داده ها و نحوه انتقال آنها میباشد. یکی از راهکارهای این معضل اینست که ابتدا حجم داده ها را کاهش داده سپس اقدام به جابجایی آنها گردد. در برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، تصاویر بصورت بهینه شده و بدون افت کیفیت، با حداقل حجم در سازمان گردش پیدا می‌کنند و بدین صورت تا ۸۰ درصد پهنای باند کمتری در شبکه سازمان، مصرف می‌شود.

8. یکپارچگی با شبکه‌های اجتماعی
یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری هوشمند با برقراری ارتباط با شبکه‌های اجتماعی موجب تسریع در عملکرد کاربران خواهد شد. امروزه اشتراک‌گذاری نامه‌ها، ارجاع نامه، مدیریت کارتابل و جلسات بطور کامل با پیام‌رسان‌های اجتماعی امکان‌پذیر شده است.

9. قابلیت مکاتبات محرمانه (نامه‌های هوشمند)
این قابلیت بقدری جذاب و حیرت انگیز است که شاید تا بصورت عملی از آن استفاده نکنید برایتان قابل باور نباشد. با استفاده از این قابلیت می‌توانید نامه‌های هوشمندی ارسال کنید که پس از گذشت مدت مشخصی از نمایش آنها، نامه بصورت خودکار از سیستم حذف گردد. این نامه‌ها حتی قابلیت چاپ و دانلود نداشته و کاملا محرمانه ارسال

می‌گردند.

10. یکپارچگی با نرم‌افزارهای کاربردی
احتمالا شما هم به معضل نصب و استفاده از نرم‌افزارهای گوناگون بروی سیستم خود دچار شده‌اید. یک اتوماسیون اداری هوشمند باید قابلیت همگام شدن با انواع نرم افزارها را داشته و شما را از نصب نرم افزارهای گوناگون و سوئیچ دائم به آنها بی‌نیاز کند. یکپارچگی با ایمیل و Microsoft Word ابتدایی ترین نوع این نیاز است.

معرفی برترین طراح و تولیدکننده اتوماسیون اداری هوشمند در کشور
چندسال پیش فناوری مدیریت فرایندها و اتوماسیون اداری هوشمند با سرمایه گذاری شرکت فراگستر در ایران جا باز کرد و امروزه به یکی از موفق ترین و برترین نرم افزارهای بازار تبدیل شده است. این نرم افزار بعنوان تنها شرکت فعال از میان شرکتهای تولیدکننده اتوماسیون اداری و فرآیندها بر پایه داوری کارگروه علمی پنجمین همایش ملی مدیران فناوری اطلاعات برتر (فاب) بعنوان محصول برگزیده و شایسته تقدیر، در سال ۹۶ انتخاب شد.

اگر مایل به کارکردن با نرم افزار فراگستر هستید میتوانید از طریق سایت این مجموعه و پرکردن فرم درخواست دمو ، رایگان و به مدت محدود با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر کار کنید.

همچنین برای آن دسته از علاقمندانی که تمایل به تهیه این نرم افزار را دارند بمناسبت عید سعید فطر تا 40% تخفیف ویژه‌ای در نظر گرفته شده که برای اطلاعات بیشتر میتوانید به صفحه جشنواره فروش ویژه مراجعه فرمایید.

 

منبع: تابناک

کلیدواژه: نرم افزار اتوماسیون اداری

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.tabnak.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «تابناک» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۱۸۸۴۹۸۰۷ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

راهنمای جامع انتخاب و خرید دزدگیر منزل

انتخاب و خرید دزدگیر منزل امروزه به یک نیاز اساسی در جامعه تبدیل شده است. - اخبار بازار -

اما آنچه که این پروسه را تسهیل خواهد کرد، داشتن اطلاعات کافی در حوزه دزدگیر و سیستم‌های حفاظتی مناسب برای محل مورد نظر است. در واقع انتخاب یک دزدگیر مناسب برای مکان‌های مختلف نیاز به سنجیدن و بررسی فاکتورهایی دارد که استفاده از دزدگیر و سیسم‌های امنیتی را بر اساس نیاز هر موقعیت مکانی، متمایز می‌کند. زیرا واضح است که  دزدگیر منزل  کارآیی متفاوتی با دزدگیر یک فروشگاه خواهد داشت.

از این جهت، به منظور انتخاب و خرید مناسب‌ترین دزدگیر و سیستم امنیتی، لازم است یک راهنمای جامع را مورد استفاده قرار داد که تمام فاکتورهای مورد نیاز در آن بررسی شده است. لذا انواع دزدگیرها را دراین مقاله بررسی کرده‌ایم و چگونگی اتصال آن‌ها به شبکه اینترنت را توضیح داده‌ایم.

بررسی انواع دزدگیرهای هوشمند و تأثیر آن‌ها بر امنیت منزل

دزدگیرها در حالت کلی بر اساس محلی که مورد استفاده قرار می‌گیرند و بر اساس نیاز کاربر، به 5 نوع تقسیم می‌شوند. البته لازم به ذکر است که دزدگیرها و سیستم‌های امنیتی و حفاظتی بر اساس فاکتورهای دیگری نیز می‌توانند دارای تقسیم‌بندی‌های مختلفی باشند. اما در حالت کلی این تقسیم‌بندی، بیشتر از سایر تقسیم‌بندی‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. انواع دزدگیر منزل و اماکن عبارت‌اند از:

دزدگیر منزل ساده و دارای آژیر و هشدار محلی

این نوع دزگیر قدیمی‌ترین و ساده‌ترین دزدگیر محسوب می‌شود که به هنگام فعال شدن، تنها با ایجاد صدای آژیر فعالیت می‌کند و از هیچ‌گونه ارسال آلارم راه دور برخوردار نیست. امنیت این نوع سیستم امنیتی بسیار ضعیف است؛ چراکه سارقین می‌توانند به سادگی آن را غیرفعال کنند.

دزدگیر منزل هشدار دهنده تلفن یا خط ثابت

پس از دزگیرهای آژیری، این نوع دزدگیر ساخته و در بازار عرضه شد که می‌توان آن را پیشرفته‌تر از دزدگیر آژیری دانست. این دزدگیر علاوه بر به صدا درآوردن آژیر، با استفاده از برقراری تماس با خطوط تلفن و خط ثابت ذخیره شده در حافظه آن، مالکان را از رخ دادن سرقت مطلع خواهد کرد. از مهم‌ترین مشکلاتی که میزان امنیت این نوع دزدگیر را کاهش می‌دهد، آسان بودن قطع خطوط ثابت تلفن توسط سارقین است. این نوع سیستم با توجه به ارزان بودن آن همچنان در برخی موارد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

دزدگیر منزل هشدار دهنده سیم‌کارتی

این نوع دزدگیر یکی از جدیدترین سیستم‌های حفاظتی است که به هنگام سرقت، از طریق سیمکارت تعبیه شده در دزدگیر، اقدام به ارسال پیامک و تماس با شماره‌های ذخیره شده خواهد کرد.

دزدگیر منزل تحت شبکه

استفاده از دزدگیر اماکن و منزل تحت شبکه اغلب برای ساختمان‌های بزرگ انتخاب می‌شود. این نوع دزدگیر از حسگرهایی برخوردار است که اگر هرکدام از آن‌ها و یا آلارم توسط افراد غیرمجاز تحریک شوند، گزارش دقیق ماوقع، به وسیله ایمیل یا سایت در اختیار مأموران کنترل قرار می‌گیرد.

دزدگیر منزل بی‌سیم

دزدگیر بی سیم ارتباط بین پنل مرکزی و حسگرها به صورت وایرلس برقرار می‌شود. این دزدگیر منزل که از پرفروش‌ترین سیستم‌های امنیتی به شمار می‌رود، حسگرهای آن با استفاده از باتری تغذیه می‌کنند. ارتباط دزدگیر بی‌سیم با پنل از طریق امواج رادیویی برقرار می‌شود که با دو فرکانس 315 و 433 مگاهرتز موجود هستند.

مقایسه دزدگیرهای سیمی و بی‌سیم

دزدگیرهای سیمی و بی‌سیم هرکدام از مزایا و معایب خاصی برخوردار هستند که بر حسب نیاز و ترجیحات کاربر، هریک از آن‌ها می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند. دزدگیر سیمی برای شرایطی که کابل سیمی می‌تواند استفاده شود و نیاز به پایداری بیشتر وجود دارد، گزینه بهتری محسوب می‌شود.

اما نحوه نصب این نوع دزدگیر از پیچیدگی و دشواری‌هایی برخوردار خواهد بود و همچنین قیمت آن نیز در مقایسه با دزدگیر بی‌سیم بیشتر است که این موارد از معایب آن به شمار می‌رود. همچنین در شرایطی که سرعت در نصب و انعطاف پذیری بالاتر اولویت داشته باشد، بهتر است از دزدگیر بی‌سیم استفاده شود. این نوع دزدگیر همان‌طور که از نامش پیداست، نیاز به سیم‌کشی نیز نخواهد داشت.

چگونه می‌توانیم دزدگیرها را به شبکه‌های اینترنتی متصل کنیم؟

اتصال  دزدگیر اماکن  و دزدگیر منزل به شبکه‌های اینترنتی امکان نظارت بر محل را از راه دور برای کاربران محقق می‌سازد. این اتصال ممکن است از طریق شبکه اتصال محلی یا LAN و یا از طریق متصل شدن به سرویس‌های ابری باشد. در چنین شرایطی، مالک یا کاربر، می‌تواند فارغ از موقعیت جغرافیایی خود، به محل مورد نظر اشراف کامل داشته باشد. 

برند آیومکس با درک صحیح از اهمیت متصل شدن دزدگیر به شبکه‌های اینترنت، سیستم‌های حفاظتی و امنیتی و دزدگیرهایی را که دارای این قابلیت هستند به بازار عرضه کرده است. این سیستم‌ها برای اجرا شدن به اپلیکیشن‌های خاصی نیاز دارند که به هنگام نصب آن، راهنمای استفاده و اتصال نیز وجود دارد.

راهنمای کامل برای نصب و راه‌اندازی دزدگیر منزل و اماکن

به منظور نصب و راه‌اندازی دزدگیر اماکن برند آیومکس، در ابتدا لازم است یک سیم‌کارت مناسب برای این کار انتخاب و خریداری شود. پس از تهیه سیم‌کارت، لازم است دستگاه رجیستر شود و سپس زون‌ها به صورت کاملاً صحیح نصب شوند. بعد از نصب زون‌ها، نوبت به نصب آژیر می‌رسد.

اتصال باطری پشتیبان در این مرحله انجام خواهد شد و سپس در مرحله نهایی، نحوه عملکرد دستگاه تست خواهد شد. تمامی مراحل این پکیج استاندارد برای نصب دزدگیر برند آیومکس  در مدت زمان 15 دقیقه قابل انجام خواهد بود. لازم به ذکر است که برای سیم‌کارت خریداری شده، ممکن است نیاز به خرید بسته اینترنت باشد. 

آینده پیش روی دزدگیر چگونه است؟

هرچند که دزدگیرها و سیستم‌های امنیتی و حفاظتی امروزه توانسته‌اند نیازهای افراد را به انحای گوناگون پاسخ دهند؛ اما با توجه به پیشرفت سریع تکنولوژی و فناوری‌های نوین، انتظار می‌رود این روند متوقف نشود و کیفیت عملکرد دزدگیر امکان افزایش یابد.

برند آیومکس یکی از بهترین تولید کننده سیستم‌های حفاظتی محسوب می‌شود که با ارائه باکیفیت‌ترین دزدگیرها، توانسته است محافظت از امکان مورد نظر کاربران را به صورت کامل و عاری از نقص پاسخ دهد. این برند با به‌کارگیری نسل جدید سیستم‌های امنیتی بر پایه اینترنت و بدون نیاز به مودم وایرلس، خیال کاربران و مالکان را از حفظ امنیت محل مورد نظر راحت کرده است.

"این مطلب تبلیغاتی است"