به نقل از «فارس»

5 نکته کلیدی برای انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

تاریخ انتشار: ۲۱ دی ۱۳۹۹ | کد خبر: ۳۰۶۳۳۹۹۰

5 نکته کلیدی برای انتخاب و خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

اگر کمی با مدیران کسب و کارها درباره خرید نرم افزار اتوماسیون اداری صحبت کرده باشید جملاتی از این قبیل را زیاد شنیده اید:

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟
نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
آیا معیار مشخصی برای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد؟

پرسیدن این سوالات اصلا عجیب نیست، اما اینکه نتوانید پاسخ مناسبی برای آنها بیابید به نظر کمی عجیب میرسد!!

ما تصمیم گرفتیم در اینجا با یک دیدکلی معیارهای خرید اتوماسیون اداری را بررسی و شاخص‌هایی را عنوان کنیم تا در انتهای این مطلب شما پاسخ سوالات خود را گرفته و بتوانید برای سازمان خود مناسب ترین نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کنید.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟

ابتدا اجازه دهید یک قضیه را برای همیشه روشن کنیم. هیچ اتوماسیون اداری همه چیز تمام و بهترین نیست. اغلب مدیران کسب و کارها به دنبال بهترین نرم افزار هستند؛ در صورتیکه بهترین وجود خارجی ندارد!

پس بهتر است ابتدا از خودتان بپرسید: برای خرید اتوماسیون اداری باید به چه نکاتی توجه کنم؟

نکته 1: ماژول های کاربردی نرم افزار که از وجود آنها اطلاع ندارید

همه اتوماسیون های موجود در بازار نسبت به نیاز کاربران، ماژول هایی را طراحی و توسعه داده‌اند. اما در این میان کدام کامل تر و مناسبت تر است؟

قابلیت‌ها و ماژول های عمومی سیستمهای اتوماسیون اداری

مدیریت مستندات و آرشیو الکترونیکی
مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
سیستم مدیریت دبیرخانه
مدیریت فرایندها و فرم ساز (BPMS)
جستجوی پیشرفته
نسخه موبایل یا اپلیکیشن اتوماسیون اداری
داشبورد گزارشات و هوش تجاری (BI)
مکاتبات دارای طبقه بندی و محرمانگی
میز خدمت الکترونیکی (پیشخوان ارباب رجوع)
سرویسهای پیامک، ایمیل، فکس، ECE،  PTP و...

این ماژولها عمدتا بین تمامی شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری مشترک است. اما نکته مهم تفاوتهای کوچک و کاربردی میان آنهاست که یقین بدانید اگر به آنها توجه نکنید در حین کار با نرم‌افزار و در زمان پیاده‌سازی و استفاده از آن در سازمان با چالش‌های بسیار جدی مواجه خواهید شد. در اینجا به چند مورد از مهمترین آنها اشاره میکنیم.

کدامیک از ماژول های اتوماسیون اداری برایتان سرنوشت ساز است؟

کار گروهی روی هرگونه سند:  بعد از مدتی که با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار میکنید متوجه این ضعف بزرگ میشوید که چرا فقط باید تمامی اسناد و اطلاعات را در قالب Word به گردش بیاندازیم؟ و اینجاست که دوباره به نرم افزارهای جانبی متوسل میشوید. ولی برخی از اتوماسیون های بازار امکان ایجاد و ویرایش اسناد در فرمتهای مختلف ورد، اکسل، پاورپوینت، ویزیو و... را با حفظ سوابق و بدون نیاز به آپلود و دانلود مکرر فایل‌ها برایتان مهیا میکنند. این مورد واقعا سرنوشت ساز است و حتما زمان انتخاب نرم افزار به آن دقت کنید.

جستجوی هوشمند و معنایی: همه اتوماسیون ها، جستجوی پیشرفته با تگ گذاری برای نامه‌ها را دارند. اما اگر عنوان یا تگ ها را فراموش کنید چه میشود؟ تصور کنید یک سیستم جستجوی معنایی که بصورت هوشمند ارتباطات میان اسناد را درک کرده و نتایج دقیق را ارائه دهد چقدر میتواند موثر بوده و به کمک کاربران اتوماسیون اداری بیاید. پس حتما در نظر بگیرید هر سیستم جستجوی پیشرفته ایی، الزاما هوشمندانه و معنایی نیست.

نسخه موبایل با تکنولوژی PWA: نسخه موبایل شاید از آندسته قابلیت‌هایی باشد که همه شرکت‌های ارائه دهنده اتوماسیون دارند؛ اما این کجا و آن کجا؟ با تکنولوژی وب اپلیکیشن بدون محدودیت نسبت به سیستم عامل اندروید یا iOS، بدون نیاز به نصب نرم افزار جانبی و بروزرسانی های مکرر آن، و با امکان ایجاد و ویرایش پیش نویس نامه توسط WORD در موبایل تان، میتوانید در هر زمان و هر مکان به اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشید.

چند امضایی و تاییدهای نامحدود: همه سیستم‌های اتوماسیون قابلیت دو امضا را دارند. ولی در مواقعی که نیاز به تاییدها و امضاهای نامحدود مثل امضای قراردادها، تفاهم نامه، صورتجلسه ها و... می‌باشد؛ در گردش و الکترونیکی کردن این اسناد ناتوانند. در صورتیکه وظیفه اصلی اتوماسیون‌ها به جریان انداختن و بهبود تمامی مکاتبات و فرایندها در بستر سازمان است. اتوماسیونی را انتخاب کنید که پس از پیاده‌سازی آن در سازمان از کاستی‌هایش در برآورده کردن نیازهای بدیهی سازمان‌تان، متعجب نشوید.

مکاتبات دارای طبقه بندی (محرمانگی): گاهی لازم است بدلیل امنیت و رویه‌های کاری، برخی اسناد و مدارک حساس و حیاتی سازمان بر حسب سمت‌های سازمانی دارای سطوح دسترسی مختلف مانند عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و بکلی سری باشد. پشتیبانی از اصول مکاتبات طبقه بندی جزو موارد مهمی است که باید هنگام خرید اتوماسیون اداری به آن دقت کنید.

توجه به ماژول‌های ارائه شده شاید حیاتی ترین جنبه انتخاب شما هنگام خرید اتوماسیون اداری باشد. بنابراین بهتر است ابتدا خودتان نیاز سازمان را شناسایی و سپس از شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار بپرسید که برای رفع نیازهای شما چه راهکاری ارائه میدهد؟

نکته 2: سرعت نرم افزار شاخصی مهم که باید امتحان کنید

یکی از مهمترین دلایل پیدایش اتوماسیون ها، افزایش چابکی در سازمانها بود. اجازه ندهید کندی سیستم سبب افت کارایی و عملکرد کارکنان شما شود.

عواملی که در سرعت نرم افزارهای اتوماسیون اداری تاثیر دارد

مقایس پذیری سیستم برای سازمانهای کوچک تا بزرگ
نوع سیستم جستجوی نرم افزار اتوماسیون اداری (Sql یا Semantic Search)
نقطه شکست نرم‌افزار از لحاظ نسبت تعداد کاربر به مشخصات سخت‌افزاری سرور (یعنی یک سرور با مشخصات سخت‌افزاری مشخص حداکثر چه تعداد کاربر را بصورت همزمان پشتیبانی می‌کند)
نصب متمرکز یا غیرمتمرکز سیستم اتوماسیون اداری (برای شرکتهای هلدینگ)

شما هیچگاه نمیتوانید به تست کردن پاسخگویی نرم افزار در حجم بالای اطلاعات یا Tune بودن آن بپردازید. پس راه حل این کار بررسی رزومه شرکت مربوطه و پرس و جو از مشتریان بزرگ و کلان نرم افزار در سطح ملی با تعداد کاربران بالا است.

نکته 3: ضرورت وجود پشتیبانی و خدمات پس از فروش جهت استقرار صحیح نرم افزار

نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها از آندسته نرم افزارهایی است که پس از خرید نیاز به پیاده‌سازی دقیق و اصولی در سازمان دارد تا نرم افزار به یک ثبات و پایداری در سازمان شما برسد. این امر در نحوه استفاده و رضایت کارکنان شما از سیستم هم نقش بسیار مهم و کلیدی خواهد داشت.

پس هنگام خرید اتوماسیون اداری به خدمات پشتیبانی شرکت ارائه دهنده مانند: وجود آکادمی و نحوه برگزاری کلاس‌های آموزشی، دارا بودن پکیج‌های آموزشی رایگان، گارانتی نرم‌افزار، پوشش کامل 24 ساعته و راه‌های ارتباطی آنلاین و آفلاین، سامانه تیکتینگ، پورتال مشتریان و... توجه کنید.

نکته 4: قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری را هیچکس نمیداند

اگر شما صرفاً قیمت یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری را می‌خواهید؛ بدانید این قیمت ممکن است بین چند میلیون تا چند صد میلیون تومان متغیر باشد. اما ارائه قیمت دقیق نرم افزار به نیازهای سازمان شما بستگی دارد. به همین دلیل هیچگاه با یک تماس تلفنی نمی‌توانید از قیمت نرم‌افزار آگاه شوید و این مورد نیاز به مشاوره و نیازسنجی سازمان شما دارد.

فاکتورهایی که در قیمت سیستم اتوماسیون اداری دخیل است:

تعداد پرسنل یا بعبارتی تعداد کاربر سازمان شما
ساختار سازمانی شرکت شما (چند سازمانه و یا تک سازمانه)
ماژول‌های مختلف موردنیاز سازمان شما (که در نکته 1 بیان شد)
نوع پشتیبانی و خدمات موردنیاز سازمان شما
هزینه سخت افزار موردنیاز که به نوع و بزرگی سازمان شما بستگی دارد

نکته 5: کاربرپسندی، قابلیتی که کسی درباره اش صحبت نمیکند

کاربرپسندی یعنی نرم افزار تا چه حد برای کاربر ساده و قابل درک بوده و کاربران از کار با نرم افزار رضایت کامل دارند. در واقع این مورد را تنها میتوانید هنگام کار با نرم افزار متوجه شوید و عموما شرکتها نمی‌توانند از موضوعی که باید درک شود و قابل اندازه گیری نیست؛ بعنوان قابلیت شان صحبت کنند.

پس خودتان هنگام مشاهده محیط نرم افزار، معیارهایی مانند رنگ بندی نرم افزار، تم قابل تغییر، استایل مدرن، واکنش گرا بودن، فونت مناسب و خوانا، سادگی و پرهیز از پیچیدگی‌ها، پاسخ‌دهی سریع به نیازهای کاربر و مسائلی از این قبیل را درنظر بگیرید. زیرا تجربه کاربری خوب و تسلط بیشتر کاربران به نرم افزار، در استقرار موفق و پذیرش آسانتر سیستم از سوی کارکنان تان بسیار مهم خواهد بود.

بدانید چه میخواهید تا بهترین خود را انتخاب کنید

شاید یک اتوماسیون اداری برای سازمانی بهترین ولی برای شما به هیچ وجه کارآمد نباشد. پس اول نیاز سازمان خود را بشناسید. سپس ماژول های موردنیاز و متناسب با سازمان تان را مدنظر قرار دهید. در مرحله بعد از شرکت ارائه دهنده نرم افزار، دمو بخواهید.

شرکتهای نرم افزاری معمولا به دو روش به ارائه دموی نرم افزار می‌پردازند. در حالت اول مشاوران شرکت بصورت آنلاین یا حضوری، امکانات و قابلیتهای نرم افزار را برایتان شرح میدهند. در حالت دوم امکان استفاده آزمایشی محدود و رایگان را بصورت ابری برایتان مهیا میکنند.

هنگام دریافت دمو و کار با نرم افزار حتما نکات ذکر شده در بالا را مدنظر قرار دهید تا با انتخابی مناسب، متحمل هزینه های گزاف و مجدد برای جبران انتخاب اشتباه خود نشوید.

منبع: فارس

کلیدواژه: نرم افزار اتوماسیون اداری مدیریت طبقه بندی نرم افزار اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری اتوماسیون اداری کار با نرم افزار مدیریت فرایندها اتوماسیون ها ارائه دهنده نیاز سازمان تعداد کاربر سازمان شما

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.farsnews.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «فارس» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۳۰۶۳۳۹۹۰ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

ایموجی صوتی؛ قابلیت بسیار عجیب نرم‌افزار تماس اندروید/ فیلم

به گزارش خبرگزاری خبرآنلاین، اپلیکیشن تماس اندروید قابلیت جدیدی دریافت کرده و ایموجی صوتی را دردسترس برخی از کاربران قرار داده است.

ایموجی‌های صوتی در اپلیکیشن Phone در واقع افکت‌های صوتی استانداردی هستند که با انتخاب یکی از ۶ ایموجی تشویق، خنده، جشن، گریه، مدفوع و صدای تبل پخش می‌شوند.

وقتی شما به عنوان تماس‌گیرنده یکی از ایموجی‌های صوتی را انتخاب می‌کنید، اپلیکیشن تماس گوگل انیمیشن کوتاهی را همراه با افکت صوتی به مدت چند ثانیه پخش می‌کند که در هر دو طرف تماس شنیده می‌شود.

گوگل در توضیح قابلیت جدید اپلیکیشن تماس می‌گوید: «احساسات و حالت‌های مختلف خود را با صداهایی مانند تشویق، خنده، گریه یا تبل از طریق لمس تصویر هریک از ایموجی‌ها به طرف مقابل ابراز کنید.»

برای فعال‌کردن ایموجی‌ صوتی باید وارد بخش عمومی (General) تنظیمات گوشی شوید یا در صفحه‌ی اپلیکیشن تماس، روی بیشتر (More) بزنید تا گزینه‌ی ایموجی صوتی (Audio Emoji) را مشاهده کنید.

پس از فعال‌کردن، دکمه‌ی «ایموجی صوتی» در صفحه‌ی اصلی اپلیکیشن ظاهر می‌شود و به شما اجازه می‌دهد با زدن روی آن، یکی از شکلک‌ها را انتخاب کنید تا صدای مرتبط پخش شود.

به‌نظر می‌رسد که محدودیتی برای استفاده از این ایموجی‌ها وجود دارد، زیرا فاصله‌ی کوچکی بین استفاده‌ی مجدد از آن‌ها لازم است که از پخش پشت سر هم صداها جلوگیری می‌کند.

ایموجی صوتی درحال‌حاضر از طریق آخرین به‌روزرسانی اپلیکیشن Phone گوگل در کانال بتا (نسخه‌ی ۱۲۸) دردسترس است. این ویژگی احتمالاً در هفته‌های آینده برای تمام کاربران منتشر خواهد شد.

۲۲۷۲۲۷

برای دسترسی سریع به تازه‌ترین اخبار و تحلیل‌ رویدادهای ایران و جهان اپلیکیشن خبرآنلاین را نصب کنید. کد خبر 1901707